UBO-uittreksel aanvragen bij KvK: uitleg, technische problemen en alternatieven

Een UBO-uittreksel is vaak nodig wanneer je te maken hebt met een bank, verzekeraar, notaris of accountant. Deze instellingen vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en zijn verplicht om inzicht te hebben in de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Het opvragen van een uittreksel bij de Kamer van Koophandel (KvK) lijkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt dit niet altijd zo te zijn. Ondernemers lopen regelmatig tegen technische beperkingen aan of weten niet precies welke documenten als alternatief gebruikt kunnen worden. “Een simpele aanvraag die uren frustratie oplevert – dat is helaas geen uitzondering bij het UBO-uittreksel.”

In deze blog lees je:

• hoe je een UBO-uittreksel aanvraagt bij de KvK
• wie een uittreksel mag opvragen
• welke problemen en beperkingen je kunt tegenkomen
• en welke alternatieven mogelijk zijn als aanvragen niet lukt

Zo voorkom je dat jouw aanvraag bij de bank of notaris onnodig stilvalt.

Wat is een UBO-uittreksel en waarom is het nodig?

Het UBO Register bij de KvK bevat de gegevens van de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van een organisatie. Denk aan B.V.’s, N.V.’s, stichtingen, verenigingen, coöperaties, maatschappen, vof’s en cv’s. Voor deze rechtsvormen is inschrijving van de UBO’s verplicht. Wwft-instellingen – zoals banken, notarissen, accountants en belastingadviseurs – zijn wettelijk verplicht hun klanten te vragen om een om UBO-uittreksel.

Sinds eind 2022 is het UBO Register niet langer openbaar beschikbaar na een uitspraak van het Hof van Justitie van de EU over privacy. Waar het register eerst volledig openbaar was, hebben op dit moment alleen bestuurders en gemachtigden toegang tot de gegevens. Wwft-instellingen krijgen onder voorwaarden weer gefaseerd toegang.

Wie kan een UBO-uittreksel aanvragen bij de kvk?

Een UBO-uittreksel kan alleen met DigiD worden opgevraagd bij KvK via Mijn KVK.

De uittreksels zijn alleen digitaal en in de Nederlandse taal te verkrijgen.

Problemen bij het aanvragen van een UBO-uittreksel

 KvK geeft aan dat zich bij het aanvragen van UBO-uittreksel in een holdingstructuur technische problemen voordoen. Het gaat dan om gevallen waarin de bestuurder van een vennootschap niet een natuurlijk persoon is, maar een andere rechtspersoon.

• Ben je indirect bestuurder via een holding, dan kun je soms geen UBO-uittreksel opvragen voor de werk-B.V.
• Als je als natuurlijk persoon bestuurder bent van de vennootschap waarvoor je het uittreksel aanvraagt, lukt dit meestal wel.
  
  KvK heeft voor dit technische probleem op dit moment nog geen oplossing.

Alternatieven als een UBO-uittreksel niet beschikbaar is

Moet je een UBO-uittreksel inleveren bij een bank, verzekeraar of notaris, maar lukt het niet om het uittreksel bij KvK op te vragen? Dan kun je in overleg met de betreffende instantie soms toch een andere oplossing komen. In plaats van een UBO-uittreksel kun je soms andere documenten verstrekken:

• een kopie van de UBO-opgave die destijds bij KvK is ingediend
• een kopie van de bevestigingsbrief KvK, dat de UBO’s zijn geregistreerd (deze brief is door KvK aan het adres van de vennootschap gestuurd)
• een door het bestuur ondertekende actuele verklaring wie de UBO’s van de vennootschap zijn.

Praktische tips voor ondernemers

1. Controleer tijdig of je een UBO-uittreksel nodig hebt voor een bank, notaris of andere instelling.
2. Vraag het uittreksel via Mijn KvK aan en houd rekening met de technische beperkingen.
3. Lukt dit niet? Overleg met de instantie die het uittreksel vraagt of je alternatieve documenten kunt aanleveren. Zorg dat je alternatieve documenten direct beschikbaar hebt. Maak een digitale map waarin je alle documenten die verband houden met de UBO-registratie bij elkaar bewaart.
   
   

Vragen?

Kom je er niet uit of heeft de Wwft-instelling vragen naar aanleiding van de door jou aangeleverde documenten, neem dan direct contact op via UBOdesk@boladviseurs.nl of bel ons om jouw situatie te bespreken.