Goed bestuur van je onderneming: 5 juridische checks voor bestuurders

Goed bestuur gaat verder dan de dagelijkse aansturing van je onderneming. Zijn de juridische basis, contracten, bevoegdheden en verantwoordelijkheden niet goed geregeld, dan kan dat leiden tot onduidelijkheid, vertraging en onnodige risico's. Ook voor de aansprakelijkheid van bestuurders is het belangrijk dat afspraken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd en worden nageleefd.

Met een periodieke juridische check houd je grip op de belangrijkste aandachtspunten binnen je onderneming. Hoe staat jouw organisatie ervoor? We zetten vijf onderdelen op een rij die iedere bestuurder regelmatig zou moeten controleren.

1.De basis op orde

Een up-to-date KvK-inschrijving, UBO-registratie en aandeelhoudersregister maken eigendom, zeggenschap en winstrecht transparant.

2. Controleer contracten, algemene voorwaarden en zekerheden

Zijn alle contracten, ook de intercompany overeenkomsten, schriftelijk vastgelegd en actueel? Is duidelijk waar vorderingen en schulden zich bevinden en welke vennootschap aantoonbaar eigenaar is van de materiele vaste activa? Is in beeld welke zekerheden zijn verstrekt en past dit nog bij de actuele financiele positie? Zijn de algemene voorwaarden up-to-date en worden ze op de juiste manier aan klanten en leveranciers ter beschikking gesteld?

3. Leg bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk vast

Wie mag binnen je onderneming welke beslissingen nemen en documenten ondertekenen? Een bevoegdhedenmatrix maakt duidelijk welke bevoegdheden bij het bestuur, directieteam en eventuele gevolmachtigden liggen. Door verantwoordelijkheden en een verdeling van taken goed vast te leggen in een bestuursreglement, verklein je het risico op bestuurdersaansprakelijkheid. Een regeling voor handelen bij tegenstrijdig belang voorkomt dat besluiten vernietigbaar zijn.

4. Regel bestuurlijke continuïteit

Wat gebeurt er wanneer een bestuurder of andere sleutelpersoon onverwacht uitvalt? Goed bestuur betekent ook dat (tijdelijke) opvolging is geregeld. Controleer ook of herbenoemingen van bestuurders correct zijn vastgelegd.

5. Controleer de bestuursaansprakelijkheidsverzekering

De onderneming verandert, maar verzekeringspolissen veranderen niet automatisch mee. Nieuwe activiteiten, wijzigingen in het bestuur of een veranderde organisatiestructuur kunnen gevolgen hebben voor de gewenste dekking. Controleer daarom periodiek of de verzekeringen nog aansluiten bij de actuele situatie.

Conclusie

Goed bestuur vraagt om aandacht en regelmatig onderhoud. Door je contracten en gevestigde zekerheden, regelingen over (bestuurs-)bevoegdheden die de continuïteit borgen, alsook de verzekeringen periodiek te controleren, beperk of voorkom je juridische risico's. Wil je weten of de juridische basis van jouw onderneming nog op orde is? Onze juristen van Bol Adviseurs kijken graag met je mee. Samen brengen we de aandachtspunten in kaart en bepalen we welke stappen nodig zijn om jouw onderneming juridisch toekomstbestendig te houden.