Preboarding: zo geef je een nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag een sterke start

De arbeidsovereenkomst is getekend en de vacature is ingevuld. Nu is het wachten tot de nieuwe medewerker begint. Toch?

Juist in de periode tussen de handtekening en de eerste werkdag leg je de basis voor een goede samenwerking. Blijft het stil, dan kan enthousiasme plaatsmaken voor twijfel. Met een goed preboardingproces laat je zien dat je voorbereid bent, afspraken nakomt en naar de komst van je nieuwe collega uitkijkt.

Wat is preboarding?

Preboarding is de fase vanaf het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst tot de eerste werkdag. Het is het voorbereidende deel van onboarding. Waar onboarding zich richt op de start en de maanden daarna, zorgt preboarding ervoor dat iemand praktisch en persoonlijk klaar is om te beginnen.

Het gaat dus om meer dan een welkomstkaart. Goede preboarding bestaat uit drie onderdelen: de personeelsadministratie correct regelen, duidelijkheid geven over de functie en de eerste werkdag, en alvast verbinding maken met het team en de organisatie.

Waarom is preboarding belangrijk?

Een nieuwe baan brengt vragen met zich mee. Waar moet ik mij melden? Wat wordt er van mij verwacht? Zijn mijn laptop en toegangspas geregeld? Wie helpt mij als ik iets niet weet?

Door zulke vragen vooraf te beantwoorden, neem je spanning weg. De nieuwe medewerker kan met meer vertrouwen beginnen. Bovendien voorkom je dat de eerste werkdag opgaat aan formulieren, ontbrekende inloggegevens en praktische onduidelijkheid.

UWV benadrukt dat een warm welkom en persoonlijke aandacht bijdragen aan betrokkenheid. Een goed ingericht onboardingprogramma helpt bovendien om voortijdige uitstroom te voorkomen. Preboarding is daarvan het eerste onderdeel.

1. Zorg dat de personeelsadministratie klopt

Een sterke start begint met een correcte administratieve basis. Controleer vóór de startdatum of alle documenten en gegevens compleet zijn. Denk aan:

• een ondertekende arbeidsovereenkomst;
• persoonsgegevens, bankgegevens en identificatie;
• de loonheffingsverklaring;

Stem ook af wanneer iemand voor het eerst wordt verloond en waar loonstroken en personeelsdocumenten beschikbaar zijn. Kleine onduidelijkheden kunnen later veel vragen en herstelwerk opleveren.

2. Maak de eerste werkdag voorspelbaar

Laat tijdig weten hoe laat en waar iemand wordt verwacht, wie de ontvangst verzorgt, waar geparkeerd kan worden en hoe het programma eruitziet.

Vertel ook wat gebruikelijk is rond kleding en lunch en of er nog documenten of spullen moeten worden meegenomen. Een persoonlijke mail of een telefoontje van de leidinggevende werkt vaak beter dan een lange informatiemap. Geef daarnaast één contactpersoon door bij wie de nieuwe medewerker terechtkan met vragen.

Zo neem je onzekerheid weg zonder ieder onderdeel van de eerste werkdag al volledig vast te leggen.

3. Regel de werkplek, systemen en toegang

Niets is zo ongemakkelijk als beginnen zonder laptop, account of werkplek. Betrek daarom op tijd IT, facilitair en de salarisadministratie. Zorg dat e-mail, software, autorisaties, toegangspas, bedrijfskleding en andere hulpmiddelen op de eerste dag beschikbaar zijn.

Een vaste checklist per functie helpt om niets te vergeten. Een administratief medewerker heeft andere toegang en middelen nodig dan een monteur, chauffeur of leidinggevende. Door dit vooraf per functie vast te leggen, hoef je niet bij iedere nieuwe medewerker opnieuw te beginnen.

4. Begin vóór dag één met de verbinding

Preboarding draait niet alleen om administratie en hulpmiddelen. Het is ook een kans om de nieuwe medewerker kennis te laten maken met de mensen achter de organisatie.

Laat de leidinggevende persoonlijk contact opnemen en stel het team alvast voor. Een voorstelmail, videoboodschap of uitnodiging voor een informele lunch verlaagt de drempel van de eerste werkdag.

Je kunt ook informatie delen over de organisatie, klanten, actuele projecten en manier van samenwerken. Doseer dit wel. Preboarding is bedoeld om iemand zich welkom en voorbereid te laten voelen, niet om vóór de start al een compleet inwerkprogramma af te ronden.

5. Maak duidelijk wie verantwoordelijk is

Preboarding raakt meerdere onderdelen van de organisatie. HR bewaakt het proces en de documenten. De leidinggevende zorgt voor persoonlijk contact en heldere verwachtingen. IT en facilitair regelen de middelen. Het team helpt bij de sociale landing.

Leg per stap vast wie verantwoordelijk is en wanneer de actie afgerond moet zijn. Zo voorkom je dat iedereen ervan uitgaat dat een ander het regelt.

Een vaste preboardingchecklist maakt het proces bovendien minder afhankelijk van losse herinneringen. Daarin kun je bijvoorbeeld opnemen:

• welke documenten nodig zijn;
• wie contact opneemt met de medewerker;
• wanneer de werkplek gereed moet zijn;
• wie het team informeert;
• hoe de eerste werkdag wordt voorbereid;
• wanneer de preboarding overgaat in onboarding.
•  

Veelgemaakte fouten bij preboarding

Het gaat vooral mis wanneer er na het tekenen wekenlang geen contact is, informatie pas op het laatste moment wordt gestuurd of de nieuwe medewerker op de eerste dag zelf achter praktische zaken aan moet.

Ook een overdaad aan documenten werkt niet. Bepaal welke informatie iemand vóór de start echt nodig heeft en wat beter tijdens de onboarding kan worden besproken.

Zorg er daarnaast voor dat de boodschap tijdens de preboarding aansluit bij de werkelijkheid. Het werk moet passen bij het beeld dat tijdens de sollicitatieprocedure is geschetst. Heb je persoonlijk contact, korte lijnen en veel aandacht voor ontwikkeling beloofd? Laat dat dan vanaf het eerste moment zien.

Preboarding als begin van goed werkgeverschap

Preboarding is geen los welkomstmoment, maar het begin van de medewerkersreis. De aandacht en verwachtingen uit deze fase moeten terugkomen in de onboarding, ontwikkelgesprekken en dagelijkse begeleiding.

Wil je jouw preboardingproces professioneel inrichten? Of controleren of arbeidsovereenkomsten, arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie en interne verantwoordelijkheden goed op elkaar aansluiten?

Onze HR adviseurs bij Bol helpen je om keuzes te maken en personeelsprocessen praktisch te borgen. Daarbij kijken we niet alleen naar administratie en wet- en regelgeving, maar ook naar de ontwikkeling van je medewerkers en organisatie.

Neem gerust contact op met een van onze HR-adviseurs. Zo begint een nieuwe medewerker niet alleen goed voorbereid, maar ook met het gevoel: hier is echt over mijn komst nagedacht.