In onze praktijk zien we regelmatig dat bedrijven in Nederland producten ontwikkelen en in het buitenland installeren, monteren en/of repareren. Deze buitenlandse projecten worden vervolgens uitgevoerd door de eigen Nederlandse werknemers. Laat je als werkgever werknemers buiten Nederland diensten verrichten in bijvoorbeeld de bouw, installatie, montage of reparatie? Dan komt daar meer bij kijken dan alleen een goede planning van het project. Werkgevers krijgen te maken met diverse wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit zowel Europese regels als lokale wetgeving in het land van ontvangst. In deze blog zetten wij op een rij wat je als Nederlandse werkgever in ieder geval geregeld moet hebben, voordat werknemers in het buitenland aan de slag gaan.
Visum of werkvergunning bij werkzaamheden buiten de EU/EER of Zwitserland
Bij werkzaamheden buiten de EU/EER of Zwitserland moet vaak al vóór vertrek een visum of werkvergunning aangevraagd worden. Ieder land hanteert eigen regels, waarbij zakelijke reizen (bijv. vergaderingen) meestal anders worden behandeld dan het verrichten van fysieke werkzaamheden zoals bouw, installatie of reparatie.
Werken zonder juiste vergunning kan leiden tot weigering van toegang van het land, boetes of zelfs een verbod op toekomstige toegang voor de werknemer in privé. Controleer daarom tijdig welk type visum vereist is en welke documenten moeten worden overlegd. Houd rekening met doorlooptijden, medische vereisten en eventuele registraties ter plaatse.
Meldplicht op grond van de Europese Posted Workers Directive
De meldplicht geldt voor EU-werkgevers die tijdelijk werknemers of zelfstandigen laten werken in een andere EU-lidstaat. De aanmeldverplichting is door de Europese wetgever ingevoerd om sociale dumping te voorkomen en toezicht te houden op arbeidsvoorwaarden en veiligheid in het gastland.
In de melding worden onder andere de gegevens opgenomen van de werkgever, de werknemers, de aard , de plaats en duur van de werkzaamheden en de lokale contactpersoon. Registratie vindt vooraf plaats via het online meldloket van het land van ontvangst. Zonder correcte melding kunnen hoge boetes worden opgelegd, kan het werk worden stilgelegd en wordt een controle op toepassing van de juiste arbeidsvoorwaarden vaak strikter uitgevoerd.
Aanvraag van een A1-verklaring
Voor werk in een ander EU-land of een land waarmee Nederland een sociale zekerheidsverdrag heeft gesloten, moet een A1-verklaring aangevraagd worden.
Een A1-verklaring is een bewijs van toepasselijk socialezekerheidsrecht binnen de EU/EER en Zwitserland. Het document bevestigt dat voor een (tijdelijk) in het buitenland werkende Nederlandse werknemer het Nederlandse sociaal stelsel van toepassing blijft.
De “harde kern” van arbeidsvoorwaarden
Binnen de EU/EER en Zwitserland moeten werkgevers werknemers minimaal de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden bieden die in het land van ontvangst tot de zogenoemde ‘harde kern’ behoren. Dit gaat onder meer om minimumloon, arbeidstijden, rusttijden en veiligheid.
De voorwaarden verschillen per land. De Nederlandse werkgever moet daarom vooraf beoordelen of de geldende voorwaarden en omstandigheden in het land van ontvangst gunstiger zijn voor de werknemer dan de arbeidsvoorwaarden in Nederland. Onderbetaling kan verstrekkende gevolgen hebben, zoals hoge boetes, plaatsing op een zwarte lijst en in het uiterste geval strafrechtelijke vervolging.
Informatieverplichting richting werknemers
De Nederlandse werkgever moet werknemers voor vertrek informeren over hun rechten en plichten tijdens de periode in het buitenland. Denk daarbij aan informatie over de harde kern arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden, vergoedingen en huisvesting tijdens het verblijf in het buitenland.
Heldere afspraken en duidelijke communicatie vooraf helpen om misverstanden tijdens of na de opdracht te voorkomen.
Beoordeling vaste inrichting voor de vennootschapsbelasting
Werkzaamheden in het buitenland kunnen leiden tot het ontstaan van een vaste inrichting. Dat kan betekenen dat in het werkland een aangifte vennootschapsbelasting moet worden ingediend. Of een vaste inrichting ontstaat, hangt af van onder andere de aard en de duur van het project of de dienst. Let erop dat landen het begrip ‘vaste inrichting’ in hun nationale recht zelf kunnen definiëren. Deze definitie kan afwijken van de Nederlandse interpretatie van het begrip. Bestaat het vermoeden dat er sprake kan zijn van een vaste inrichting? Stem dit dan altijd af met een adviseur in het betreffende land.
Mogelijke btw- verplichtingen in het werkland
Ook vanuit btw-perspectief kan de inzet van werknemers in het buitenland gevolgen hebben. In sommige gevallen ontstaat een lokale btw- registratieplicht of is zelfs btw verschuldigd in het land waar het werk feitelijk wordt verricht. Met name bij bouw- en installatieprojecten is dit een belangrijk aandachtspunt.
Controleer daarom altijd de btw-regels van het land waar de werkzaamheden plaatsvinden voordat de werkzaamheden starten.
Goed voorbereid aan de slag over de grens
Bij internationale projecten komt meer kijken dan alleen de inhoud van de opdracht. Of werkzaamheden nu in het buitenland plaatsvinden of juist vanuit Nederland worden verricht voor een buitenlandse klant, het is belangrijk om vooraf stil te staan bij arbeidsrecht, sociale zekerheid, fiscaliteit en eventuele registratieverplichtingen.
Wil je weten wat in jouw situatie nodig is? Ons Global Mobility team helpt je graag verder. Samen met onze internationale netwerkpartners zorgen we dat je goed voorbereid aan de slag kunt over de grens.
