Spoedwet: het houden van een aandeelhoudersvergadering mag ook online
Renate Baken |In april 2020 is een spoedwet aangenomen die het voor rechtspersonen zoals de B.V. mogelijk maakt om online te vergaderen, ook als de statuten geen mogelijkheid bieden om online te vergaderen. Besloten is deze Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid te verlengen tot 1 oktober 2021. Verdere verlenging, telkens met een periode van twee maanden, blijft mogelijk. Gelet op de planning van vergaderingen, maakt de minister tenminste twee maanden van te voren bekend wanneer deze wet niet meer wordt verlengd. Voor alle duidelijkheid, in dit artikel beperken we ons tot de aandeelhoudersvergadering bij de B.V.
Waarom deze spoedwet?
Door het coronavirus is het fysiek bijeenkomen onwenselijk, aldus het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Op grond van de wet is het alleen mogelijk om digitaal aan een aandeelhoudersvergadering deel te nemen als dit in de statuten is vastgelegd. Dit is meestal niet het geval. De spoedwet geeft de mogelijkheid om van de statuten af te wijken en de formele aandeelhoudersvergadering digitaal te houden. Voor ondernemingen met meerdere aandeelhouders, die mogelijk woonachtig zijn in het buitenland of vanwege gezondheidsredenen niet op een vergadering kunnen verschijnen, kan deze noodvoorziening erg welkom zijn.
Online vergaderen op hoofdlijnen
Het bestuur van de vennootschap kan bepalen dat aandeelhouders, maar ook andere vergadergerechtigden, geen fysieke toegang hebben tot de vergadering onder de volgende voorwaarden:
- Het betreft nog steeds een formele vergadering, zodat de agenderings- en oproepingsformaliteiten in acht genomen moeten worden.
- Het bestuur zorgt ervoor dat de aandeelhouders of – indien de statuten die ruimte bieden - een door hen aangewezen gevolmachtigde, de aandeelhoudersvergadering kunnen bijwonen via een livestream (audio of video).
- De aandeelhouders moeten de mogelijkheid krijgen om uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering vragen te stellen over de aangekondigde agendapunten. Besluit het bestuur om een geplande normale vergadering te wijzigen in een digitaal overleg, dan wordt de termijn van 72 uur verkort naar 36 uur voor de vergadering.
- De antwoorden op deze vragen worden uiterlijk tijdens de ‘digitale vergadering’ beantwoord en via de website of andere elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt.
- De deelnemers aan de vergadering moeten in beginsel tijdens de vergadering elektronisch, bijvoorbeeld via audio, e-mail of een chatfunctie, vragen kunnen stellen.
Is online stemmen mogelijk?
- Het bestuur kan bepalen dat het stemrecht in de aandeelhoudersvergadering alleen via een elektronische weg kan worden uitgeoefend, maar is hiertoe niet verplicht.
- Is online stemmen niet mogelijk, dan moeten de aandeelhouders de mogelijkheid krijgen om te stemmen door middel van voorafgaand aan de vergadering afgegeven volmachten met steminstructies.
De verbinding is niet optimaal, en nu?
De aandeelhouder moet zorgen voor een goede online verbinding. Vertoont deze technische gebreken waardoor hij de online vergadering slechts gedeeltelijk kan bijwonen, dan is dat vervelend voor de aandeelhouder. Een slechte verbinding heeft echter geen invloed op de geldigheid van de besluitvorming. Het is natuurlijk wel heel verstandig om het bestuur beleid op te laten stellen voor de virtuele vergadering, zodat vooraf duidelijk is hoe met storing, onbereikbaarheid en dergelijke zal worden omgegaan.
Beroep op de spoedwet altijd nodig?
Naast de formele aandeelhoudersvergadering en de nu toegestane digitale variant daarvan, bestond voor B.V.’s al de mogelijkheid om besluiten te nemen buiten vergadering. Voorwaarde is wel dat iedereen die vergadergerechtigd is hiermee instemt.
Soms staat nog in de statuten dat besluiten buiten vergadering alleen genomen mogen worden met algemene stemmen (unaniem). Dit was voor de invoering van de Flex-B.V. wettelijk voorgeschreven, maar dit vereiste is inmiddels vervallen.
Let op! Indien het vereiste van algemene stemmen nog wel in de statuten staat, moet hieraan wél worden voldaan.
Nog meer geregeld?
In deze spoedwet is tevens geregeld dat het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering kan verlengen met ten hoogste vier maanden. Op deze wijze kan de jaarvergadering worden uitgesteld tot na 30 juni, mocht dit voor de rechtspersoon en de daarbij betrokkenen beter uitkomen dan het houden van een formele online algemene vergadering. Bovendien kan het bestuur, en niet de aandeelhoudersvergadering, de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen met vijf maanden. Ook in geval van een gebroken boekjaar kan van deze regeling gebruik worden gemaakt.
Wordt de termijn voor deponering van een vastgestelde jaarrekening niet gehaald, dan wordt dit - ingeval van faillissement – normaal gesproken gezien als kennelijk onbehoorlijk bestuur en wordt dit vermoed een belangrijke oorzaak te zijn van het faillissement.
Op grond van de spoedwet geldt het niet (tijdig) openbaar maken van de vastgestelde jaarrekening niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling, indien het bestuur kan aantonen dat het te laat deponeren te wijten is aan de gevolgen van COVID-19.
Tenslotte biedt de spoedwet voor de notaris de mogelijkheid om met gebruik van tweezijdige audiovisuele communicatiemiddelen akten te passeren wanneer personen niet in persoon bij de notaris kunnen verschijnen en voor het passeren van de akte een onderhandse volmacht niet voldoende is. Het moet gaan om een noodsituatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan testamenten, huwelijkse voorwaarden en notariële volmachten voor hypotheekakten. Deze regeling geldt alleen binnen Nederland en kan niet gebruikt worden door personen die zich in het buitenland bevinden; zij moeten de normale lokale weg in het buitenland bewandelen.
Waarom tweezijdige audiovisuele communicatiemiddelen? De notaris moet de partij bij de akte of diens gevolmachtigde kunnen identificeren en zij moeten direct met de notaris kunnen communiceren, zodat de notaris kan voldoen aan zijn wettelijke Belehrungplicht (uitleg van de akte).
Hulp nodig? Onze specialisten ondersteunen je graag!
Wil je meer informatie of heb je vragen? Dan kun je uiteraard altijd contact opnemen met de specialisten van het Coronacrisis-team van Bol Adviseurs.