Privé rijden met de bestelauto: zo zit het met bijtelling

Stel je voor: je start je werkdag, pakt een kop koffie, en daar staat ’ie al. De bestelbus. Jouw mobiele werkplek. Ideaal om spullen mee te nemen, snel bij klanten te zijn en gewoon lekker door te kunnen. Maar dan komt dat moment waarop je denkt: “Kan ik er eigenlijk ook privé mee rijden?” Een boodschap, de kinderen ophalen, langs familie… heel menselijk.

Alleen: als je er ook privé mee rijdt, ziet de Belastingdienst dat als een soort extra salaris. Dat noemen we bijtelling.

Wanneer betaal je bijtelling?

Je betaalt bijtelling als je met de bestelauto meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Blijf je daaronder? Dan hoef je niks te betalen, maar je moet dat wel kunnen bewijzen.

En daar zit ‘m meestal de crux. Want het voelt misschien als “ach, dat stelt niks voor”, maar die 500 kilometer is sneller bereikt dan je denkt als je het niet scherp hebt.

Hoe kun je bijtelling voorkomen?

Je kan bijtelling voor een bestelauto op verschillende manieren voorkomen. En het mooie is: je hoeft niet alles ingewikkeld te maken. Het gaat vooral om duidelijkheid — voor jezelf én richting de Belastingdienst.

1. Houd een sluitende rittenregistratie bij

Dit is de klassieker. Je houdt heel precies bij waar je naartoe rijdt, hoeveel kilometer gereden is, of het privé of zakelijk is en zelfs eventuele tussenstops. Je kan dit schriftelijk bijhouden of via een registratietool in de auto.

Ook wanneer de werknemer een “verklaring geen privégebruik” aanvraagt is een sluitende rittenregistratie noodzakelijk. De werknemer moet aan kunnen tonen dat minder dan 500 kilometer privé gereden is.

Leg in een rittenregistratie in ieder geval de volgende zaken vast:

• Datum van de rit

• Vertrek- en eindadres

• Begin- en eindstand van de kilometerstand

• Doel van de rit

• Eventuele tussenstops

Het lijkt misschien wat streng, maar in de praktijk geeft het juist rust: je hoeft nergens meer over te twijfelen, je kunt het gewoon aantonen.

2. Vraag de ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ aan

Dit is een fijne optie als je het echt strak wilt regelen. Hiermee verklaar je dat je nooit privé met de bestelauto rijdt. Het voordeel is dat je met deze verklaring geen rittenregistratie bij hoeft te houden.

De werkgever vraagt de verklaring aan bij de Belastingdienst. De werknemer (de bestuurder) moet zelf ook tekenen. Wordt door de Belastingdienst geconstateerd dat er toch privé gereden is, dan moet de werknemer de bijtelling betalen.

Kort gezegd: heel praktisch, maar ook “zero tolerance”. Dus alleen kiezen als je zeker weet dat privéritten er niet in sluipen.

3. Auto blijft op het werk staan

Sommige bedrijven maken het heel concreet: na werktijd blijft de bus gewoon op het terrein. Als je de bestelauto na werktijd niet mee naar huis mag nemen, maar moet parkeren op een (afgesloten) terrein van het bedrijf, is privégebruik onmogelijk. Daardoor is er geen bijtelling.

Ter onderbouwing hiervan is het opstellen van een verbod op privégebruik en een sleutelregistratie (wie heeft wanneer de auto gebruikt)belangrijk.

Dit is typisch zo’n oplossing die vooral werkt als je processen toch al goed georganiseerd zijn. Duidelijk voor iedereen, en weinig discussie achteraf.

4. Auto is niet geschikt voor privégebruik

Sommige bestelauto’s zijn helemaal ingericht als werkbus. Denk aan een bus zonder achterbank en bijrijdersstoel of ingericht als mobiele werkplaats. Door de inrichting, en soms ook de staat van de bestelbus, is privégebruik niet of nauwelijks mogelijk, dus hoef je geen bijtelling toe te passen.

Dit herken je meteen als je erin stapt: dit is geen autowaar je “even mee naar het strand” gaat. Het is echt een werkmachine. En dat kan fiscaal dus ook in je voordeel werken.

5. Doorlopend afwisselend gebruik

Dit zie je vaak bij teams met monteurs of buitendienst: meerdere werknemers gebruiken dezelfde bestelauto door elkaar. Bijvoorbeeld tien monteurs die vier bussen gebruiken, steeds willekeurig. Het bijhouden vaneen sluitende kilometerregistratie is dan vaak lastig. Dan kun je niet meer zien wie wanneer rijdt en of dat zakelijk of privé was.

Is dit het geval en past het afwisselend gebruik bij de werksituatie dan mag de werkgever kiezen voor eindheffing: "een vast bedrag per jaar per bestelauto (€ 451 in 2026)", in plaats van bijtelling per werknemer.

Deze eindheffing heeft ten doel het mogelijke, maar moeilijk vast te stellen, privégebruik af te dekken. Hierdoor is privégebruik feitelijk mogelijk wanneer meerdere personen de bestelbus afwisselend gebruiken.

Praktisch gezegd: je kiest voor overzicht en eenvoud, zeker als “perfect registreren” in de praktijk gewoon niet realistisch is.

Samenvattend

Hoewel de Belastingdienst er vaak van uitgaat dat een bestelbus ook privé wordt gebruikt (en dus bijtelling geldt), kun je in veel gevallen tóch bijtelling voorkomen.

Er zijn zelfs opties waarbij je geen rittenregistratie hoeft bij te houden. Dat maakt het voor veel werkgevers en werknemers extra aantrekkelijk.

Wil je dit goed regelen, passend bij jullie werksituatie en zonder gedoe achteraf? Kijk dan vooral wat het beste aansluit bij jullie team, jullie routes en de afspraken die je met elkaar maakt. Wij kijken graag met je mee. Neem gerust contact met ons op.