4 belangrijke voorwaarden om van thuiswerken een succes te maken

De uitbraak van het coronavirus heeft werknemers massaal thuis aan het werk gezet. Sinds de aankondiging van premier Rutte is thuiswerken voor veel bedrijven namelijk de norm geworden. Van het ene moment op het andere moesten er allerlei voorzieningen getroffen worden om het thuiswerk mogelijk te maken. Het is bewonderenswaardig hoe goed bedrijven daar in het algemeen in geslaagd zijn.

Nu we enkele maanden verder zijn en er langzaamaan versoepelingen worden doorgevoerd, ontbrandt ook de discussie of thuiswerken niet een vast onderdeel moet worden van de manier waarop werknemers hun werkzaamheden uitvoeren. In de wandelgangen van menig bedrijf wordt al gefilosofeerd over een combinatie van werken op kantoor en thuiswerken. In deze blog besteden we daarom aandacht aan een viertal belangrijke voorwaarden om van thuiswerken ook op de lange termijn een succes te maken.

Zorg voor een goede inrichting van de thuiswerkplek

Allereerst de gezondheid van de werknemer. Drie maanden aan de keukentafel hebben pijnlijk duidelijk gemaakt dat dit geen goede werkplek is. Een goede stoel, een passend bureau en voldoende verlichting zijn belangrijk om fysiek ongemak te voorkomen. Niet toevallig dat dit ook in de arbo-wetgeving is opgenomen. Structureel thuiswerken vraagt ook van de werkgever om zich, naast een goede inrichting van de werkplek thuis, ook om gezondheidsrisico’s zoals overbelasting of stress te bekommeren. Opname van de thuiswerkplek in de verplichte risico evaluatie & inventarisatie (RI&E) en het opstellen van werkinstructies zijn de eerste stappen om aan deze zorgplicht invulling  te geven.

Meer informatie over de inrichting van de thuiswerkplek is te vinden in de infographic Thuis werken in coronatijd. Wij hebben een checklist gemaakt, waarin je precies kunt zien welke aandachtspunten er zijn bij het opstellen of aanscherpen van zo'n thuiswerkovereenkomst.

Leg afspraken vast in een thuiswerkovereenkomst

Om de combinatie van thuiswerken en werken op kantoor in goede banen te leiden is het verstandig om instructies te geven en afspraken vast te leggen. Op welke dag of dagen wordt thuisgewerkt? Wanneer is de aanwezigheid op kantoor verplicht, ook als dit eigenlijk een thuiswerkdag was? Welke werkzaamheden mag je thuis niet doen, bijvoorbeeld door de vertrouwelijkheid van het onderwerp? Wat is de rol van de leidinggevende? Schrijf op wat je als werkgever hierin belangrijk vindt en op welke manier je het thuiswerken wilt laten plaatsvinden. De individuele afspraken leg je vervolgens vast in een thuiswerkovereenkomst.

Besteed aandacht aan veilig digitaal thuiswerken

Thuiswerken is vrijwel synoniem aan digitaal werken. Vanuit huis wordt ingelogd op het bedrijfsnetwerk en alles is toegankelijk alsof je op kantoor zit. Maar thuis lopen vaak ook nog andere personen rond die niets met het werk te maken hebben. Zij hoeven geen toegang of inzicht te hebben in de stukken waarmee de werknemer zijn werkzaamheden uitoefent. Daarnaast wil je als werkgever natuurlijk ook niet dat vertrouwelijke gegevens via de oud-papierdoos van je werknemers op straat komen te liggen. Goede afspraken over het veilig omgaan met bestanden en toegang tot systemen zijn daarom een must, net als weten wat je moet doen wanneer het onverhoopt tóch fout gaat.

Neem je verantwoordelijkheid als werkgever

Wanneer thuiswerken structureel wordt en de thuiswerkplek daarmee daadwerkelijk  een verlengde wordt van de werkplek op kantoor, dan moet de werkgever ook zijn verantwoordelijkheid nemen. Stel je op de hoogte van de persoonlijke situatie van je werknemers en beoordeel of hun thuiswerkplek voldoet. Zo niet, investeer hierin! Gelukkig kan dat onbelast en hoef je na jaren van thuiswerken het afgeschreven meubilair niet nog eens een nieuw thuis te geven.

Hulp nodig? Onze specialisten ondersteunen je graag!

Wil je meer informatie over hoe je thuiswerken binnen jouw bedrijf kunt vormgeven of heb je een specifieke vraag?  Neem dan contact op met één van onze HR-specialisten Hein Vriens of Jeroen Reijs of met onze arbeidsrechtsjuristen Bas Jeckmans of Joyce de Graaff .  Zij helpen je graag verder!