Nieuws & Blogs

8 tips om hoge verlofsaldo's van jouw personeel te minimaliseren

Jeroen Reijs | 1-jun-2021 13:53:16

Gesloten horeca, de grenzen die maar niet open gaan voor onze gewilde vakanties of tripjes die niet door mogen gaan. Het heeft ook gevolgen voor jouw onderneming, want steeds meer werknemers stellen hun vakantie uit of nemen minder verlofdagen op. Zet de zaken eens goed op een rij om te voorkomen dat niet iedereen op hetzelfde tijdstip vrije dagen opneemt, duidelijkheid te geven over wat jij als werkgever mag verwachten van jouw personeel en andersom en vakantiedagen te laten opnemen. Wij geven 8 tips om te zorgen dat jij de zaken rondom het wel of niet opnemen van vakantiedagen in coronatijd duidelijk krijgt.

Tip 1: Bedenk wat je met je onderneming gaat doen

Een duidelijk beeld hebben van de toekomstplannen of activiteiten van je onderneming helpt bij bijvoorbeeld het maken van een slimme planning of fiscale zaken. Een aantal vragen die je kunnen helpen:

Welke (nieuwe) dingen wil je gaan doen en hoeveel drukte verwacht je daarbij?
Wanneer je heb je welke mensen nodig?
Wie heb je nodig?
Zijn er werknemers met hogere verlof saldo’s die je tijdelijk kunt missen?
Zijn er fiscaal opties?
Biedt de werkkostenregeling opties?

Tip 2: Betrek medewerkers bij creatieve oplossingen

Betrek vooral ook je werknemers bij de ideeën. Samen ben je creatiever en kom je tot acceptabele oplossingen voor alle partijen. Zo kan iemand bijvoorbeeld ander werk doen dan normaal, misschien kan er geschoven worden met uren of heeft iemand liever vaker een dag vrij dan een paar weken achter elkaar. Misschien willen jouw mensen ook straks meer thuiswerken of flexibele werkuren behouden die aangepast zijn aan de privé-situatie. Waar worden je medewerkers blij van? Vraag om begrip, maar luister ook naar wat je werknemers te vertellen hebben. Deel dus je uitdaging en ben open en eerlijk.

Tip 3: Ben duidelijk over het opnemen van vakantiedagen

In principe hebben jouw werknemers het recht om dagen op te nemen wanneer ze dat willen. Jij als werkgever moet daarin meestal volgen, maar hoef je, zonder verplichten of dwingen, niet akkoord te gaan. Vooral in deze bijzondere situatie met corona kan dit wel eens voorkomen.

Geef daarom duidelijkheid over het opnemen van vakantiedagen. Een werknemer mag vakantie opnemen, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten, bijvoorbeeld wanneer door onderbezetting je onderneming zo goed als stil komt te staan. Iedereen zal snappen dat het daarom niet gewenst is allemaal tegelijk op vakantie te gaan. Overigens verbetert de opname van vakantie ook de financiële situatie en vergroot het de kans dat iedereen zijn baan behoudt.

Tip 4: Herinner jouw medewerkers aan het vervallen van vakantiedagen

Als werkgever heb je de zorgplicht om jouw medewerkers te informeren over het vervallen van hun vakantiedagen. Wettelijke dagen vervallen een half jaar na het jaar waarin het is opgebouwd en bovenwettelijke dagen hebben een vervaltermijn van 5 jaar.

Dit vergroot ook de kans dat medewerkers hun dagen gaan opnemen en even tot rust komen om de batterij op te laden. Vrije dagen zijn er immers niet voor niks. Zo kunnen ze de juiste balans te behouden en hopelijk de drukke periode weer goed te doorstaan.

Tip 5: Realiseer dat openstaande verlofsaldo’s geld kosten

Vrije dagen die horen bij het loon moet je reserveren en voor werknemers die uit dienst gaan of moeten dien je openstaande vakantiedagen ook nog eens uit te betalen. Liquiditeit die je nu hard nodig hebt. Bedenk samen met je medewerkers hoe je verlofsaldo’s leeg kan laten lopen (zie ook tip 2).

Tip 6: Bedenk wat je met je onderneming gaat doen

Vakantiedagen uitstellen kan problemen in de planning meebrengen. Vooral wanneer je op een bepaald moment al je werknemers nodig hebt om een plan of implementatie te realiseren. Probeer daarom slim in te plannen. Denk aan min- en plusuren, extra werken en flexibele roosters. Of werkt iedereen een tijdje parttime? Raadpleeg hiervoor je arbeidsvoorwaarden en of CAO.

Mag en kun je schuiven met uren? Als mensen geen weken vakantie willen, laat ze elke week een dag vrij nemen. Of spreid vakantieweken.

Let op! Sluiting of leegloop van uren is (vaak) een werkgeversrisico. Je kunt niet zomaar verlangen dat niet gewerkte uren later worden ingehaald. Maar je kunt je werknemers wel vragen om je bedrijf te “steunen”. Laat je werknemers nooit onbetaald voor je werken. Dat is in strijd met de Wet Minimumloon en mogelijk de cao.

Tip 7: Denk aan de reputatie van je bedrijf

Hoe jij nu met de vakantieplanning omgaat bepaalt jouw reputatie op lange termijn. Om nu de gehele vakantieplanning te annuleren is niet slim. Je wilt je werknemer ook voor de langere termijn binden. Het is nog niet zo lang geleden dat we werknemers tekorten hadden. Werknemers zijn de ambassadeurs voor je bedrijf. Ze zijn jouw visitekaartje, zorg dat je een goede gastheer bent en blijft anders wordt het werven van nieuwe werknemers niet makkelijker.

Tip 8: Geef zelf het goede voorbeeld

En niet de minst belangrijke. Als je wilt dat je werknemers hun dagen zoveel mogelijk opnemen, is het vreemd als je zelf helemaal geen rust neemt. Ook voor jezelf en jouw onderneming kan het slim zijn om even afstand te nemen en los te komen van alle corona-stress. Dat geeft je ook tijd en ruimte om te werken aan nieuwe plannen.

Hulp nodig? Onze specialisten ondersteunen je graag!

Wil je meer informatie over oplopende verlofsaldo's in tijden van corona of heb je een specifieke vraag over jouw situatie? Neem dan contact op met één van onze specialisten: Jeroen Reijs of Bas Jeckmans. Zij helpen je graag verder!