Het UBO-register: dit is wat je moet weten

Op 26 augustus 2020 gepubliceerd door Bol Adviseurs (Algemene Publicatie)

Vanaf 27 september 2020 moeten uiteindelijk belanghebbenden/ultimate beneficial owners (UBO’s) van Nederlandse vennootschappen en andere juridische entiteiten  worden geregistreerd in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Uit het UBO-register blijkt wie aan de touwtjes trekt bij juridische entiteiten die in Nederland zijn opgericht. Alle EU-lidstaten moeten op grond van Europese anti-witwasregels een  UBO-register hebben om financiële criminaliteit tegen te gaan.  In dit artikel zetten we de belangrijkste informatie over het UBO-register voor je op een rij.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht

De registratieplicht geldt voor de volgende entiteiten:

  • B.V.’s en (niet-beursgenoteerde) N.V.’s;
  • stichtingen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
  • Europese naamloze vennootschappen (SE’s), Europese coöperatieve vennootschappen (SCE’s) en Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV’s) met statutaire zetel in Nederland;
  • kerkgenootschappen, rederijen.

Uitzonderingen

De registratieplicht geldt niet voor rechtspersonen in oprichting, eenmanszaken, verenigingen van eigenaars, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven,  publiekrechtelijke rechtspersonen en beursgenoteerde vennootschappen die zijn onderworpen aan de Europese transparantierichtlijn of een vergelijkbare internationale standaard en hun directe of indirecte 100%-deelnemingen.

Buitenlandse rechtspersonen die alleen een vestiging in Nederland hebben, hebben geen registratieplicht in Nederland. De buitenlandse rechtspersoon moet de UBO’s registreren in het land van oprichting.

Het is bijna niet mogelijk om aan de UBO-registratieplicht te ontkomen. Ook trusts en fondsen voor gemene rekening zullen worden verplicht hun UBO’s  te registreren. Het wetsvoorstel daarvoor is op dit moment in behandeling.

Wie is UBO?

UBO is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over een vennootschap of entiteit. Daaronder vallen in elk geval:

  • bij B.V./niet-beursgenoteerde N.V./SE/SCE:
    personen met (direct of indirect) meer dan 25% van de aandelen/certificaten;
    personen met (direct of indirect) meer dan 25% van de stemrechten;
    personen die de uiteindelijke eigenaar zijn of de feitelijke zeggenschap hebben;
  • bij stichting/vereniging/coöperatie/onderlinge waarborgmaatschappij:
    personen met (direct of indirect) meer dan 25% van de stemrechten bij besluiten over statutenwijziging;
    personen die de uiteindelijke eigenaar zijn of de feitelijke zeggenschap hebben;
  • bij maatschap/vennootschap onder firma/commanditaire vennootschap/EESV:
    personen met (direct of indirect) meer dan 25%van de stemrechten bij besluiten over wijziging van de vennootschapsovereenkomst;
    personen die de uiteindelijke eigenaar zijn of de feitelijke zeggenschap uitoefenen.

Indien er geen UBO is of twijfel bestaat of een persoon UBO is, moeten een of meer ”pseudo-UBO’s” worden aangewezen: het statutair bestuur of de maten/vennoten (niet de commanditaire).

Let op! Het bestuur van een stichting (niet zijnde Stichting Administratiekantoor bij gecertificeerde aandelen) is verplicht een intern uitkeringen-register bij te houden, waarin namen, adressen en het uitgekeerde bedrag worden bijgehouden van begunstigden aan wie een uitkering is gedaan. Wordt een bedrag uitgekeerd dat groter is dan 25% van het totale voor uitkering vatbare bedrag in een boekjaar? Dan is de ontvanger van dit bedrag UBO en moet hij/zij in het UBO-register worden geregistreerd.

Welke gegevens moeten worden geregistreerd?

Een deel van de gegevens in het UBO-register wordt openbaar en is door iedereen te raadplegen:

  • voornaam en achternaam;
  • geboortemaand en geboortejaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat;
  • aard en omvang van het gehouden belang: meer dan 25% tot 50%, meer dan 50% tot 75%, meer dan 75%, of indien er geen UBO is, dat het een pseudo-UBO betreft.

De volgende gegevens zijn alleen door de bevoegde autoriteiten en de financiële inlichtingen eenheid in te zien:

  • geboortedag, geboorteland en geboorteplaats;
  • woonadres;
  • BSN-nummer/buitenlands fiscaal identificatienummer;
  • afschrift van het legitimatiebewijs van de UBO;
  • afschrift van documenten waaruit de aard en omvang van het belang blijkt.

Na uitschrijving van de entiteit blijven de gegevens gedurende tien jaar zichtbaar in het UBO-register.

Financiële dienstverleners, zoals bijvoorbeeld banken en accountants, zijn verplicht deze gegevens in hun administratie op te nemen en een melding te doen als de gegevens in het UBO-register onjuist zijn.

Wanneer moet registratie plaatsvinden?

Nieuw opgerichte entiteiten moeten tegelijk met de inschrijving in het handelsregister de UBO registreren. Er wordt pas een KvK-nummer verstrekt, als ook de UBO-registratie is gedaan.

Bestaande entiteiten moeten uiterlijk 26 maart 2022 zorgen voor registratie van de UBO(’s). De Kamer van Koophandel  zal alle registratieplichtige entiteiten aanschrijven.

Het is bijna niet mogelijk om aan de UBO-registratieplicht te ontkomen, maar je kunt als UBO wel vragen om zo lang mogelijk te wachten met de registratie. Dit verzoek doe je aan de entiteit. De registratie moet wel uiterlijk 26 maart 2022 gedaan worden. Overtreding van de verplichtingen die uit de wet voortvloeien is een economisch delict en kan met bestuursrechtelijke en strafrechtelijke sancties worden bestraft.

Overtreding van de verplichtingen die uit de wet voortvloeien is een economisch delict en kan met bestuursrechtelijke en strafrechtelijke sancties worden bestraft.

Privacy

Het UBO-register is openbaar: iedereen kan na het aanvragen van een toegangscode en betaling van €2,50 de openbare (beperkte) UBO-gegevens raadplegen. Er kan alleen gezocht worden op de naam van de entiteit; niet op namen van personen. De bevoegde autoriteiten en de financiële inlichtingen eenheid hebben toegang tot de volledige geregistreerde gegevens.

Als UBO kun je informatie opvragen over hoe vaak jouw informatie geraadpleegd is (uitgezonderd raadpleging door de bevoegde autoriteiten en de financiële inlichtingen eenheid), maar niet door wie.

Alleen in de volgende gevallen kan de UBO de Kamer van Koophandel verzoeken naam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en woonstaat af te schermen:

  • indien de UBO minderjarig is of onder curatele of bewind staat;
  • indien de UBO politiebeveiliging heeft.

Wat moet ik doen?

Vanaf 8 juli 2020 zijn alle juridische entiteiten verplicht informatie over hun UBO’s bij te houden. Vanaf 27 september 2020 geldt de verplichting om de UBO’s te registreren in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Bij nieuw opgerichte entiteiten gebeurt dit tegelijk met de inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Bestaande entiteiten hebben 18 maanden de tijd om te zorgen voor registratie van de UBO’s. Zij ontvangen een brief van de Kamer van Koophandel.

Wij adviseren je om je UBO-dossier alvast compleet te maken. Van elke UBO heb je de volgende gegevens nodig:

  • voornamen en achternaam;
  • geboortedag, geboortemaand en geboortejaar;
  • geboorteplaats en geboorteland;
  • woonadres en woonstaat;
  • nationaliteit;
  • BSN-nummer/buitenlands fiscaal identificatienummer;
  • kopie legitimatiebewijs;
  • aard en omvang van het gehouden belang: meer dan 25% tot 50%, meer dan 50% tot 75%, meer dan 75%, of indien er geen UBO is, dat het een pseudo-UBO betreft;
  • documenten waaruit de aard en omvang van het belang van de UBO blijkt, (bijvoorbeeld een afschrift van het aandeelhoudersregister, het  certificaathoudersregister, het ledenregister, de akte van oprichting/statuten, akten van levering van aandelen/certificaten, de vennootschapsovereenkomst).

Meer weten?

Wil je meer algemene informatie over het UBO-register? Op deze pagina van de Kamer van Koophandel vind je meer informatie.

Heb je hulp nodig bij het inschrijven van UBO’s in het UBO-register? Neem dan contact met ons op! Wij helpen je graag verder!

Stel je vraag aan Bol Adviseurs

Heb je een vraag naar aanleiding van dit nieuwsbericht? Stuur ons dan een bericht.