De UBO registratie is gestart: de eerste FAQ’s op een rij!

Op 16 december 2020 gepubliceerd door Bol Adviseurs (Algemene Publicatie)

Vanaf 27 september 2020 moeten de UBO’s van Nederlandse vennootschappen en andere juridische entiteiten worden geregistreerd in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Bestaande entiteiten hebben 18 maanden de tijd om te zorgen voor registratie van de UBO’s. Zij ontvangen hiervoor de komende tijd een brief van de Kamer van Koophandel. De KvK verzendt de brieven gedoseerd zodat zij tijd heeft alle registraties te verwerken. De eerste brieven zijn inmiddels al verstuurd. Mogelijk roept de brief afkomstig van de KvK vragen bij je op. De meest gestelde vragen over de UBO registratie voor bestaande entiteiten tref je hieronder aan:

In de brief staat vermeld dat de entiteit binnen 6 weken de UBO moet registreren. Wat als dit niet tijdig wordt gedaan?

Hoewel bestaande entiteiten 18 maanden de tijd hebben (te rekenen vanaf 27 september 2020) om te zorgen voor de UBO opgave verzoekt de KvK binnen 6 weken de UBO(‘s) in te schrijven. Dit is dus een verzoek van de KvK en geen wettelijke verplichting.

Wat is er nodig voor een UBO registratie?

  • DigiD;
  • IBAN (rekeningnummer) op naam van de tekenbevoegde, voor het doen van een 1 eurocent betaling;
  • gegevens van UBO(‘s);
  • kopie van een geldig ID bewijs van de UBO(‘s);
  • kopieën van documenten waaruit blijkt dat iemand UBO is (aandeelhoudersregister, statuten, certificaathoudersregister, oprichtingsakte, andere notariële akte, akte/vof/maaschapf/c.v., structuurschema etc.).

Is er een PDF-formulier beschikbaar waarmee de registratie kan worden gedaan?

Voor het inschrijven van een UBO moeten de webformulieren van de Kamer van Koophandel gebruikt worden. Er zijn wel pdf-formulieren beschikbaar, maar op dit moment is het uitgangspunt dat de KvK deze alleen in behandeling neemt bij complexe gevallen waarvoor het webformulier niet voldoet. Voor het gebruik van een pdf-formulier moet de Kvk eerst haar toestemming verlenen. N.B. Het webformulier kan niet worden opgeslagen en moet dus in een keer juist worden ingevuld.

Zijn er voorwaarden verbonden aan het gebruik van de door de KvK gebruikte webmodule?

De tekenbevoegde persoon moet inloggen met zijn of haar DigiD en 1 eurocent betalen via iDeal om digitaal opgave te kunnen doen.

Wat te doen als de tekenbevoegde persoon niet over een DigiD beschikt?

De registratie kan verzorgd worden door een notaris. In overleg met de KvK kan gebruik worden gemaakt van de pdf-formulieren.

Hoe weet ik welke informatie ik moet aanleveren ter ondersteuning van de UBO aanwijzing?

Kijk op www.kvk.nl/ubo. Er is tevens een stappenplan beschikbaar waarmee de UBO kan worden bepaald. De KvK heeft geen adviserende rol hierin. Heb je na het lezen van het stappenplan toch nog vragen, dan kun je contact opnemen met een van onze specialisten.

Hoe lang duurt het voordat de KvK mijn UBO opgave heeft verwerkt in het UBO register?

De KvK geeft aan dat het maximaal een maand duurt voordat de opgave is verwerkt in het UBO register. De organisatie en de UBO(‘s) ontvangen bericht nadat de informatie is verwerkt. Een UBO opgave via de notaris is binnen 3 uur verwerkt in het UBO register.

Hoe geef ik een wijziging door in mijn bestaande UBO registratie?

Wijzigingen kunnen plaatsvinden door de notaris of door de tekenbevoegde persoon van een entiteit met behulp van de web-module.

Hulp nodig? Onze specialisten ondersteunen je graag!

Heb je nog vragen of hulp nodig bij het verzamelen van documenten, het vaststellen van de UBO (‘s) en het voorbereiden van de formulieren, neem dan contact via onderstaand formulier of per mail met Eline van Elst of Renate Baken.

Stel je vraag aan Bol Adviseurs

Heb je een vraag naar aanleiding van dit nieuwsbericht? Stuur ons dan een bericht.