Bewaar je administratie op de juiste wijze

Op 15 maart 2019 gepubliceerd door Bol Adviseurs (Algemene Publicatie)

Als ondernemer ben je verplicht een administratie te voeren. In beginsel ben je vrij te bepalen hoe je dit doet, maar jouw administratie moet wel binnen een redelijke termijn te controleren zijn. Bovendien ben je er zelf verantwoordelijk voor dat jouw administratie controleerbaar blijft.

Bewaarplicht

Je moet de administratie ook bewaren, in beginsel zeven jaar en minstens tien jaar als het onroerende zaken betreft. Ook dit is niet vormvrij, want de eis blijft gelden dat een en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn.

Zo moet het niet

Onlangs oordeelde de rechter in een schoolvoorbeeld van een administratie die niet op orde was. De administratie was digitaal, maar de detailgegevens waren niet digitaal en slechts deels bewaard. Bovendien waren ze voor een deel onleesbaar. Wel waren er dozen vol kassarollen van vele tientallen meters lang. De inspecteur legde daarom een informatiebeschikking op.

Informatiebeschikking

Bij een informatiebeschikking moet je de gevraagde administratieve bescheiden alsnog op de juiste wijze aanleveren. De ondernemer in kwestie vond dat hij hieraan voldaan had, maar de rechter was het daar niet mee eens. De administratie was onvolledig en de dozen met kassarollen waren onmogelijk binnen een redelijke termijn te controleren.

 

Let op! Als je de gegevens gevraagd in de informatiebeschikking niet aanlevert of kunt aanleveren, kan de inspecteur de bewijslast omdraaien. Jij moet dan bewijzen dat de opgelegde aanslag van de Belastingdienst niet klopt. Probeer dit altijd te voorkomen want dit is een enorm juridisch gedoe, dit win je zelden tot nooit en kost een hoop tijd en energie.

Factuur onleesbaar

Soms zijn facturen na enige tijd onleesbaar, vooral thermische facturen zoals kassabonnen. Dat gold ook voor een deel van de onderhavige administratie.

Tip! Maak van zogenaamde thermische facturen een digitale scan en bewaar deze. Besteed ook aandacht aan echtheidskenmerken, zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk

Stel je vraag aan Bol Adviseurs

Heb je een vraag naar aanleiding van dit nieuwsbericht? Stuur ons dan een bericht.