Nieuwe regels sociale zekerheid bij thuiswerkende grensarbeiders vanaf 1 juli 2023

In coronatijd hebben veel grensarbeiders thuisgewerkt. Hiervoor werd een ‘geen invloed beleid’ toegepast. Dit houdt in dat het thuiswerken geen invloed had op de sociale zekerheidspositie van een werknemer die in een ander land woont dan waar de werkgever is gevestigd. Dit beleid stopt op 30 juni 2023. Vanaf 1 juli 2023 is de nieuwe EU-Kaderovereenkomst inzake sociale zekerheid bij structureel grensoverschrijdend telewerken van toepassing. Deze biedt echter niet altijd een oplossing.

EU-Kaderovereenkomst

Voor grensarbeiders die structureel werken in meerdere landen geldt dat zij sociaal verzekerd zijn in hun woonland als zij 25% of meer werkzaam zijn in dat land. In andere gevallen zijn ze verzekerd in de lidstaat waar de werkgever gevestigd is. De EU-Kaderovereenkomst maakt het mogelijk dat werknemers die alleen vanwege telewerk 25% of meer in hun woonland werken, toch verzekerd blijven in de lidstaat waar de werkgever is gevestigd mits zij voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De werknemer heeft slechts 1 werkgever of alle werkgevers zijn gevestigd in hetzelfde land;
• De werknemer telewerkt minder dan 50% van de totale werktijd in zijn woonland;
• De werknemer verricht geen ander werk dan telewerk in de woonstaat;
• De werknemer werkt niet in andere lidstaten dan zijn woonland en het vestigingsland van de werkgever (of alleen incidenteel);
• Het woonland van de werknemer en het vestigingsland van de werkgever hebben de EU-Kaderovereenkomst ondertekend.

Frank telewerkt 40% van zijn werktijd vanuit zijn woning in België en werkt 60% in de Nederland bij het filiaal van zijn werkgever die gevestigd is in Duitsland. Omdat Frank werkt in een ander land dan het land waar de vestigingsplaats van zijn werkgever zich bevindt, geldt de kaderovereenkomst niet.

Bart telewerkt 20% van zijn werktijd vanuit zijn woning in Duitsland. Daarnaast bezoekt hij in Nederland en Duitsland klanten en relaties van zijn Nederlandse werkgever. Barts werkzaamheden in Duitsland bestaan niet alleen uit telewerk. Daarom geldt de kaderovereenkomst niet.

Tot nu toe hebben 12 lidstaten de EU-Kaderovereenkomst officieel ondertekend, waaronder Nederland, België en Duitsland. Diverse andere lidstaten hebben aangegeven dit nog te zullen doen.

Omdat sprake is van een keuzemogelijkheid, is het verplicht om een A1-verklaring aan te vragen voor de werknemers die van de regeling uit de EU-Kaderovereenkomst gebruik willen maken. Wordt dit nagelaten of wordt een reguliere A1-aanvraag gedaan, dan gelden de normale regels. 
Met terugwerkende kracht een beroep doen op de keuzeregeling is beperkt mogelijk:

• aanvragen ingediend tot 1 juli 2024 mogen een periode van maximaal 12 maanden terugwerkende kracht bevatten indien sociale zekerheidspremies in het land van de werkgever zijn betaald gedurende die periode;
• aanvragen die vanaf 1 juli 2024 worden ingediend mogen een periode van maximaal 3 maanden terugwerkende kracht bevatten indien sociale zekerheidspremies in het land van de werkgever zijn betaald gedurende die periode.

Een aanvraag voor een A1-verklaring met een beroep op de keuzeregeling moet worden ingediend in het vestigingsland van de werkgever. De maximale duur waarvoor de A1-verklaring kan worden afgegeven is 3 jaar. Daarna kan opnieuw een A1-verklaring worden aangevraagd. Werkt je werknemer minder dan 25% in zijn woonland of wordt geen beroep gedaan op de keuzeregeling dan is nog steeds een A1-verklaring nodig om de sociale zekerheidspositie van de werknemer vast te leggen. In dit geval vraag je de A1-verklaring aan in het woonland van de werknemer. Deze A1-verklaring is een jaar geldig. 

Overige aandachtspunten bij thuiswerken

Voor thuiswerkende werknemers gelden naast de sociale zekerheid ook fiscale en arbeidsrechtelijke regels. Onder de door Nederland gesloten belastingverdragen is loon voor werkdagen in het woonland belast in het woonland. Thuiswerken over de grens leidt dus tot een salary split. Je hoeft als werkgever meestal geen loonadministratie te voeren in het woonland van je thuiswerkende werknemer, maar doet er wel goed aan om je werknemer erop te wijzen dat hij in de aangifte inkomstenbelasting zelf een splitsing van het loon per land moet maken.

Voor de dagen dat de werknemer in zijn woonland werkt, kunnen dwingende arbeidswetgeving of algemeen verbindend verklaarde cao’s van toepassing zijn. Denk bijvoorbeeld aan minimumloon en – in bepaalde sectoren – eindejaarsuitkeringen en/of een vakantiefonds. Tot slot is een buitenlandse werkgever verplicht om te melden dat zijn in België wonende werknemer telewerkt indien deze werknemer niet sociaal verzekerd is in België (Limosa melding). Het niet of niet tijdig naleven van deze verplichting kan tot boetes leiden.