Meldingsplicht voor buitenlandse werknemers vanaf 1 maart 2020

Op 8 januari 2020 gepubliceerd door Bol Adviseurs (Algemene Publicatie)

Voor werkgevers uit EU-landen die tijdelijk met hun personeel in Nederland werkzaamheden komen verrichten geldt de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie (WagwEU). In deze wet staat dat werkgevers verplicht zijn bepaalde minimumarbeidsvoorwaarden toe te kennen aan het personeel dat tijdelijk in Nederland komt werken. De Inspectie SZW controleert hierop. Om deze controle te vereenvoudigen bevat de WagwEU een meldingsplicht.

Wanneer gaat de meldingsplicht in?

Vanaf 1 maart 2020 moeten werkgevers uit andere EU-lidstaten hun werkzaamheden en de komst van werknemers die tijdelijk in Nederland gaan werken, vooraf melden. Dit doen zij via het Nederlandse online meldloket. Werkgevers kunnen hun tijdelijke opdrachten die op of na 1 maart 2020 beginnen vanaf 1 februari 2020 indienen.

Wat betekent de meldingsplicht voor de Nederlandse opdrachtgever?

De opdrachtgever moet controleren of de buitenlandse werknemers (en sommige zelfstandigen) zijn gemeld en of de melding klopt. Bij fouten moet de opdrachtgever dit aanpassen in het online meldloket.

Voor wie geldt de meldingsplicht?

De meldingsplicht geldt voor alle werkgevers uit de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland met werknemers die tijdelijk in Nederland gaan werken. Dit betreft:

  • zuivere detachering: zelfstandigen en werkgevers die met eigen personeel naar Nederland komen om hier een project of dienst uit te voeren;
  • intra-concernuitlening: multinationale bedrijven die medewerkers detacheren naar een vestiging of groepsmaatschappij in Nederland;
  • gedetacheerde uitzendarbeid: buitenlandse detacherings- en uitzendbureaus die uitzendkrachten in Nederland laten werken.

Uitbreiding: zelfstandigen in “hoge risico sectoren”

De meldingsplicht is tevens van toepassing op zelfstandigen in aangewezen hoge risico sectoren. Als hoge risico sectoren worden onder andere aangemerkt: landbouw, industrie, bouw, transport, catering en gezondheidszorg.

Lastenverlichting: één melding per jaar

De Nederlandse overheid heeft bepaald dat, onder bepaalde voorwaarden, slechts één melding per jaar hoeft te worden gedaan door de volgende partijen:

  • Zelfstandigen ingeschreven in het Handelsregister (of een soortgelijk register in een ander land), die actief zijn in “hoge risico sectoren’, zijn gevestigd binnen 100 kilometer van de Nederlandse grens, in het voorgaande kalenderjaar tenminste driemaal een transnationale dienst hebben verricht of al een WagwEU jaarregistratie hebben voltooid, en niet actief zijn in de bouwsector.
  • Dienstverleners, met minimaal 1 en maximaal 9 werknemers, ingeschreven in het Handelsregister van de KvK (of een soortgelijk register in een ander land), die zijn gevestigd binnen 100 kilometer van de Nederlandse grens., in het voorgaande kalenderjaar driemaal een transnationale dienst hebben verricht of al een WagwEU jaarregistratie hebben voltooid en niet actief zijn in de bouwsector of de uitzendsector.
  • Zelfstandigen en dienstverleners actief in goederenvervoer over de weg.

Vrijstelling van meldingsplicht

Vanwege de praktische uitvoerbaarheid en administratieve lastendruk is er voor enkele categorieën van werkzaamheden een uitzondering gemaakt op de meldplicht. Wanneer uitsluitend werkzaamheden in Nederland worden verricht die in deze categorieën vallen, hoeft de werkgever geen melding te doen. Het gaat onder andere om de volgende categorieën:

  1. werknemers die initiële assemblage of installatie uitvoeren van geleverde goederen gedurende een periode van niet meer dan 8 dagen (deze uitzondering geldt niet in de bouwsector);
  2. werknemers die urgent onderhoud of reparaties uitvoeren of software installaties uitvoeren gedurende een periode van maximaal 12 aaneengesloten weken binnen een termijn van 36 weken;
  3. zakelijke besprekingen gedurende een periode van niet meer dan 13 aaneengesloten weken in 52 weken.
    Opmerkelijk is dat beoogd is aan te sluiten bij de periode voor het beoordelen of een tewerkstellingsvergunning nodig is: een periode van 13 weken (niet aaneengesloten) binnen 52 weken. Te hopen is dat dit laatste de bedoeling van de wetgever is geweest en dat tot een maximum van 13 weken in een 52 weken periode geen melding gedaan hoeft te worden bij het voeren van zakelijke besprekingen;
  4. diverse andere activiteiten zoals het bijwonen van wetenschappelijke congressen (maximaal 5 dagen per kalendermaand)
  5. diverse type werknemers zoals onderzoekers, internationale sporters, artiesten en musici die een voorstelling uitvoeren, beeldend kunstenaars, conservators of restauratoren (maximaal 6 aaneengesloten weken).
  6. de transportsector, met uitzondering van goederenvervoer over de weg (transitovervoer over de weg is wel uitgezonderd)

Administratieve verplichtingen

De werkgevers uit EU-landen met tijdelijk gedetacheerd personeel in Nederland moeten voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen:

  • De verplichting om documenten, zoals loonstrookjes, arbeidstijdenoverzichten en betalingsbewijzen in Nederland aanwezig te hebben op de werkplek van de gedetacheerde werknemer (of direct digitaal beschikbaar te hebben);
  • Inlichtingenverplichting: op verzoek alle informatie verstrekken aan de Inspectie SZW die noodzakelijk is voor de handhaving van de WagwEU;
  • De verplichting om een contactpersoon in Nederland aan te wijzen die de Inspectie SZW kan benaderen en als aanspreekpunt fungeert.
  • De meldingsplicht vanaf 1 maart 2020.

Boetes en sancties

Als de WagwEU niet wordt nageleefd, kan de Inspectie SZW een boete opleggen aan de buitenlandse werkgever die hier in Nederland de werkzaamheden verricht. De boete per overtreding bedraagt €12.000 en kan onder omstandigheden gematigd of verhoogd worden. De Nederlandse dienstontvanger kan eveneens een boete krijgen als hij zijn controleplicht niet na is gekomen.

Bron: Ministerie van SZW

Stel je vraag aan Bol Adviseurs

Heeft u een vraag naar aanleiding van dit nieuwsbericht? Stuur ons dan een bericht.