AVG: Personeelsdossier valt ook onder privacy-regels

Op 18 september 2018 gepubliceerd door Bol Adviseurs (Algemene Publicatie)

Onlangs besloot de rechter een vordering van een afgifte van (een kopie van) het volledige personeelsdossier toe te wijzen aan de werknemer die hiertoe had verzocht. Hiermee is vast komen te staan dat het personeelsdossier valt onder de voorwaarden van de privacy-regelgeving zoals deze zijn opgesteld door de AVG.

De AVG is van toepassing is op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Er is sprake van geautomatiseerde verwerking als het personeelsdossier in een online-database of op de computer is opgeslagen. In het betreffende personeelsdossier was ook sprake van documenten die niet geautomatiseerd werden verwerkt. Is de AVG daarop dan wel of niet van toepassing? De achterliggende vraag is dus of een personeelsdossier een ‘bestand’ bennen de definities van de AVG. Om als bestand te kunnen gelden, is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is.

In dit geval oordeelt de rechter oordeelt dat het betreffende personeelsdossier inderdaad een bestand is in de zin van de AVG. Hij onderbouwt zijn oordeel als volgt:

Het vereiste ‘gestructureerd geheel’  houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont. Ook voor zover het personeelsdossier niet geautomatiseerd wordt verwerkt, is de voorzieningenrechter van oordeel dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Het personeelsdossier is in dat geval aan te merken als ‘bestand’ in de zin van de AVG […]

De werknemer heeft dus op grond van de AVG recht op inzage. Mocht er nog discussie zijn omtrent de toepassing van de AVG op een personeelsdossier, dan heeft de rechter met deze uitspraak een duidelijk antwoord gegeven. U kunt ook de volledige uitspraak lezen op rechtspraak.nl.

Stel je vraag aan Bol Adviseurs

Heeft u een vraag naar aanleiding van dit nieuwsbericht? Stuur ons dan een bericht.