Waar zijn mijn medewerkers als ik ze nodig heb?

Ik spreek de laatste tijd steeds vaker ondernemers die me vertellen dat ze wel het werk, maar niet de mensen hebben. Op mijn vraag: ‘zag je dat dan niet aankomen?’ bekennen ze vaak: ‘ik had het kunnen weten, maar ik heb het me onvoldoende gerealiseerd’. Op zich niet vreemd, want tijdens de afgelopen crisisjaren waren er werkzoekenden in overvloed. Een acute behoefte aan versterking was eenvoudig in te vullen.

Maar tijden veranderen! Zo hoorde ik dat als iemand vandaag aangeeft dat hij economieleraar wil worden, hij morgen kan beginnen bij het ROC. Soms krijgen nieuwe werknemers zelfs tekengeld toe als ze kiezen voor een baan.

Hoge nood

Werkgevers zijn dus tot veel bereid als de nood hoog is. En die nood wordt steeds hoger: het aanbod van gekwalificeerd personeel bereikt in steeds meer sectoren de ondergrens. Het is dan ook niet verwonderlijk dat werkgevers nu ook steeds vaker azen op elkaars goede werknemers. Kortom: de concurrentie om een goede kandidaat verhevigt en tegelijkertijd wordt het behouden van je werknemers moeilijker.

Het lijkt wel een soort race. Voor je het weet, word je links én rechts ingehaald. Een goede voorbereiding is de enige manier om de concurrentie te slim af te zijn. Die goede voorbereiding begint met een reële inschatting van je toekomstige behoefte op het gebied van personeel.

Ambities

Het inschatten van je behoeften is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe weet je wat en wie je in de toekomst nodig hebt?

Het antwoord hierop vind je in je bedrijfsstrategie. Daarin ligt − als het goed is −  vast welke ambities je hebt. Je strategie geeft richting naar de stippen op jouw horizon. Op weg naar je doelstellingen heb je medewerkers en competenties nodig. Hoeveel en welke competities, dat varieert afhankelijk van waar je je op de route bevindt.

Een simpel voorbeeld: een productie- en handelsbedrijf met ambitieuze groeidoelstellingen, heeft aanvankelijk goede commerciële mensen nodig. Zij gaan de markt bewerken. Als vervolgens de verkoop toeneemt, zijn er niet automatisch genoeg mensen in dienst die alle verkochte producten kunnen maken. Je moet in de productieplanning dus rekening houden met je commerciële doelstellingen. Alleen dan kun je op tijd zorgen dat je de mensen in huis heb, die de productie kunnen afhandelen.

Houd je in je personeelsplanning géén rekening met je commerciële doelstellingen? Dan vraag je je op een zeker moment gegarandeerd wanhopig af waar je medewerkers zijn als je ze nodig hebt. Met als gevolg dat je de beloftes aan je klanten niet waarmaakt. Bepaal je überhaupt geen commerciële doelen? Tja, dan hangen pieken en dalen in de vraag volledig af van de grilligheid van de markt. Daarop valt sowieso niet te plannen.

Uitstellen is geen optie

Toch ben je er nog niet met een personeelsplanning die in lijn ligt met een gefundeerde bedrijfsstrategie.

Als je weet wat je nodig hebt, dan zijn de mensen met de juiste competenties niet ‘automatisch’ voor jou beschikbaar. Hierbij komt die krapte op de arbeidsmarkt namelijk weer om de hoek kijken. Maar doordat je vooraf weet welke personeelsbehoefte gaat ontstaan, kun je wel op tijd maatregelen nemen. Tenminste: als je hiervoor een gestructureerde aanpak hanteert.

Professioneel personeelsbeleid voorkomt dat je het zoeken naar de benodigde mensen uitstelt totdat het water aan de lippen staat. Het is verstandig om op tijd te starten met de werving van nieuwe medewerkers, zeker wanneer vakbekwaam personeel schaars is. Zo creëer je een extra optie: het aannemen van medewerkers die niet direct de juiste kwalificaties bezitten, maar wel affiniteit met het vak hebben. Je kunt hen dan zelf opleiden, zodat ze inzetbaar zijn op het moment dat de druk daadwerkelijk toeneemt.

Bindmiddel

Datzelfde professionele personeelsbeleid zorgt ook dat je je waardevolle medewerkers beter kunt behouden. Als je mensen wilt binden, dan moet je ze iets bieden waardoor ze het leuk blijven vinden om bij je te werken. Dat gaat voor een deel om het werk zelf en om het salaris, maar vooral ook om de persoonlijke ontwikkeling die je hen biedt. De gefundeerde personeelsplanning biedt handvatten om de gewenste ontwikkelrichtingen aan te kunnen bieden.

Tot slot moet ook je dossiervorming op orde zijn. Hierbij denk je misschien vooral aan medewerkers die je graag aan de andere kant van de deur wil hebben. Toch is een dossier is ook van belang als je mensen juist binnen wilt houden. Door het volgen en vastleggen van de prestaties van medewerkers, kun je ontdekken dat iemand van wie je het niet verwacht, toch bovengemiddeld presteert. Of je kunt vaststellen of die veelbelovende nieuwe medewerker de verwachte ontwikkeling ook daadwerkelijk doormaakt. Dossiervorming helpt je dus om bij te dragen aan de persoonlijke ontwikkeling van je mensen. Doordat je hierin investeert maak je het aantrekkelijker voor hen om bij jou te blijven.

Serieuze aanpak

Kortom, als je personeel wil aantrekken en behouden moet je je werkgeversrol serieus aanpakken. Vooruit kijken, doelen stellen, een plan maken en actief en betrokken invulling geven aan de ‘dagelijkse’ taken op de personeelsafdeling.  Lukt dat je niet allemaal zelf? Zorg dan dat je deskundige hulp krijgt in plaats van het op z’n beloop te laten. In elk geval voordat de beschikbare capaciteit écht in de knel komt.